Pangunahin Microsoft Office Ditch magulo spreadsheet at lumipat sa isang database

Ditch magulo spreadsheet at lumipat sa isang database



Kami ay tumingin sa mga bitag ng paggamit ng isang application ng spreadsheet tulad ng Excel upang mag-imbak ng mga listahan ng data. Ang diskarte na ito ay maaaring mukhang ang pinakamahusay na solusyon sa una, ngunit maaari kang magkaroon ng mga problema sa pagbabahagi ng data na iyon sa maraming mga gumagamit, pagpapatunay ng nilalaman o kahit na pag-navigate sa iyong data. Bakit? Dahil gumagamit ka ng isang tool na hindi idinisenyo upang gawin ang trabaho.

Ditch magulo spreadsheet at lumipat sa isang database

Isasaalang-alang namin ngayon ang isang haka-haka (ngunit tipikal) na kaso ng isang negosyo na gumagamit ng isang listahan na nakabatay sa spreadsheet, at titingnan kung paano ito maaaring mai-convert sa isang application ng database upang mapagtagumpayan ang mga naturang problema.

Paano nakakaligtas sa mga workbook

Ang aming listahan ay nagsimula bilang isang simpleng tala ng mga proyekto na isinagawa para sa mga kliyente. Habang lumalaki ang kumpanya, gayundin ang bilang ng mga kliyente, na may mga pangalan at detalye ng contact na idinagdag sa workbook. Gayundin, kailangan ng ilang paraan upang mairekord kung ano ang ginagawa ng iba't ibang mga kasapi ng kawani sa mga proyektong ito, kaya't mas maraming data ang naidagdag sa workbook na ito.

Sa puntong ito ang diskarte ng spreadsheet ay hindi nagawa: maraming mga tao ang sumusubok na panatilihin itong napapanahon, madalas sa parehong oras. Sinubukan ng kumpanya ang pagtataguyod ng isang rota, kung kaya't pinalitan ito ng mga tao upang mai-update ang workbook, ngunit nangangahulugan ito na ang ilang mga gawain ay nakalimutan bago sila naitala.

Sa huli, nag-set up ang mga tao ng kanilang sariling mga workbook upang subaybayan ang kanilang mga gawain, kung minsan ay naaalala na kopyahin ang data sa pangunahing workbook sa pagtatapos ng linggo. Ang mga empleyado ay bumuo ng kanilang sariling maikling mensahe para sa mga librong ito, at ang ilan ay binago ang pag-format at ang pagkakasunud-sunod ng mga haligi upang umangkop sa kanilang paraan ng pagtatrabaho. Ang pagkopya ng data na ito sa pangunahing workbook ay nagresulta sa isang kakila-kilabot na gulo.

Maaaring ito ay isang gawing halimbawa, ngunit talagang nakita ko ang lahat ng mga kasanayan na ito sa totoong buhay. Tingnan natin nang mabuti ang ilan sa mga isyung itinapon ng pamamaraang ito ng pagtatrabaho.

Maraming problema

Maaari mong makita ang unang sheet ng aming haka-haka na spreadsheet. Ang unang haligi ay nagdedetalye ng pangalan ng proyekto kung saan tumutukoy ang bawat entry. Ang ilan sa mga pangalang ito ay mahaba, gayunpaman, kaya ang mga kawani ay maaaring natukso na gumamit ng mga daglat; bilang isang resulta, ang mga typo ay pumasok. Ginagawa nitong mahirap na itali kung aling mga gawain ang kabilang sa aling proyekto. Ang solusyon ay hindi kailangang maging mahirap: maaari kang pumili ng isang maikling pangalan para sa bawat proyekto na sinang-ayunan ng lahat, o bigyan ang bawat proyekto ng isang numero ng ID at awtomatikong isalin ito sa pangalan ng proyekto.

Mayroong isang katulad na problema sa Started na haligi. Ang ilang mga cell ay naglalaman ng isang petsa, ngunit ang iba ay nagtatala lamang sa isang buwan - at ang isa o dalawang mga record ay nagsasabi lamang ng Oo. Sinusuportahan ng Excel ang pagpapatunay ng data, kaya posible na matiyak na ang mga partikular na cell ay laging naglalaman ng data ng isang partikular na uri - ngunit kapag ang isang spreadsheet ay binuo sa isang mode ng ad hoc, bihirang gamitin ito.

Sa puntong ito ang diskarte ng spreadsheet ay hindi nagagawa: maraming tao ang nagsisikap panatilihing napapanahon

Hindi ka magkakaroon ng problemang ito sa isang application ng database, dahil ang uri ng data ng patlang ay maaayos mula sa umpisa. Kung hindi mo alam ang eksaktong petsa kung kailan nagsimula ang trabaho, maaari mong gamitin ang una ng buwan, o 1 Enero kung alam mo lang ang taon. Kung ang proyekto ay hindi pa nasisimulan, maaari mong iwanang blangko ang patlang - isang NULO sa mga termino sa database. Kung alam mong nasimulan ang proyekto ngunit hindi mo alam kung kailan, maaari kang gumamit ng isang petsa na karaniwang imposible para sa iyong data, tulad ng 1/1/1900. Agad na naging madali upang pag-uri-uriin ang mga proyekto at makakuha ng isang magkakasunod na pangkalahatang ideya ng aktibidad.

Ang isang mas banayad na hamon ay ipinakita ng haligi na may label na kliyente. Ang mga entry sa haligi na ito ay hindi naka-link sa anupaman sa workbook, ngunit mayroong isang listahan ng Mga Customer sa Sheet 1, na marahil ay kung ano ang tinukoy nito. Ang pag-iimbak ng maraming listahan ng parehong mga item, na tinutukoy ng iba't ibang mga pangalan, ay nakalilito. Kailangan mong linawin ang pagbibigay ng pangalan at manirahan sa isang hindi malinaw na pangalan para sa entity na ito: kliyente o customer ba sila?

Ang haligi ng Katayuan ay isa pa kung saan walang pagpapatunay, kaya't ang mga tao ay muling nagpasyang sumulat ng anumang nais nila. Mas mahusay na magtatag ng isang maikling listahan ng lahat ng mga pinahihintulutang halaga.

Ang pangalawang sheet - Sheet 1 - ay kasing problema. Bilang panimula, hindi mailalarawan ang pangalan ng sheet. Ang tunay na naglalaman nito ay isang listahan na pinamumunuan ang Mga Customer, ngunit hindi ito nai-format bilang isang talahanayan sa Excel: ang address ay nasa isang patlang, na naglilimita sa iyong kakayahang gumamit ng mga built-in na tool ng Excel upang hanapin o ayusin ito. Maaari kang, halimbawa, mag-filter para sa mga address na naglalaman ng Cardiff, ngunit isasama rin ang mga resulta sa mga nasa Cardiff Road sa Newport.

Pagdating sa mga address, ang pinakamahusay na diskarte ay ang paggamit ng magkakahiwalay na mga patlang para sa postcode, county, lungsod, at kalye (kahit na ang impormasyon sa county ay opsyonal para sa mga address ng UK - tingnan ang Walang mga lalawigan, mangyaring, kami ay British). Dapat maglaman ang kalye ng lahat na wala sa ibang mga bahagi ng address.

Mayroong isang larangan ng Pakikipag-ugnay, na nagpapakita rin ng mga problema. Kung saan mayroon kaming maraming mga contact sa loob ng isang solong-client na negosyo, ang kanilang mga pangalan ay na-lumped sa patlang na ito, kasama ang kanilang mga numero ng telepono at mga email address na katulad na inilagay sa iba pang mga patlang. Ang paghihiwalay sa mga ito ay magiging mahirap - lalo na kung mayroong tatlong mga pangalan sa patlang ng Pakikipag-ugnay ngunit dalawa lamang ang mga numero ng telepono.

Ang huling haligi sa sheet na ito ay pinamumunuan Huling Nakipag-ugnay: ang mga empleyado ay dapat na i-update ito sa tuwing nakikipag-ugnay sila sa isang customer. Dahil ang impormasyong ito ay isang labis na bagay na dapat tandaan ng empleyado, at walang garantiyang gagawin nila - lalo na't nakatago ito sa isang pangalawang sheet - hindi ito maaasahan. Ito ay talagang isang bagay na dapat awtomatikong sinusubaybayan ng computer.

Sa wakas nakarating kami sa mga sheet ng Mga Gawain, na detalyado ang mga gawain at komento para sa bawat manggagawa. Ang mga ito ay hindi pinangalanan nang palagi, at hindi naglalaman ng parehong mga haligi sa parehong pagkakasunud-sunod. Habang makatuwiran para sa mga indibidwal na gumagamit na ipasok ang kanilang data sa kanilang sariling mga sheet, ang kawalan ng pagkakaugnay-ugnay ay nagpapahirap sa pagsasama-sama at pag-aralan ang data. Kapag nais ng isang tagapamahala na makita kung anong gawain ang nagawa sa bawat proyekto, halimbawa, ang lahat ng mga gawain ay kailangang makopya ng kamay mula sa mga indibidwal na sheet sa isang listahan bago sila ayusin at maiulat.

Pagbuo ng iyong database

Ang pag-uuri-uri ng mga isyung ito ay tatagal ng ilang trabaho, marahil maraming araw. Dahil ang mga gumagamit ay maaaring magpapatuloy na gamitin ang lumang system habang nagtatayo kami ng bago, pinakamahusay na gumawa ng isang kopya ng mga mayroon nang mga workbook kung saan ito gagana. Nangangahulugan ito na nais naming idokumento ang bawat hakbang sa pag-convert ng data, upang mabilis naming itong gawin muli pagdating ng oras na lumipat sa bagong system.

Ang unang bagay na kailangan mong gawin ay linisin ang data sa iyong workbook ng Excel. Makakatulong ang paggamit ng Hanapin at Palitan, at dapat mong tanggalin ang anumang haligi o hilera na walang nilalaman na data (maliban sa hilera ng heading ng haligi, na dapat panatilihin). Magdagdag ng isang haligi ng ID sa bawat sheet, sa haligi A, at i-populate ito ng mga incremental na numero sa pamamagitan ng pag-type ng 1 sa unang cell, na pipiliin sa ilalim ng data (Shift + End, Down) pagkatapos ay gamitin ang Fill Down command (Ctrl + D ). Lumikha ng isang listahan ng master ng mga pangalan ng proyekto, at saanman naitala ang isang pangalan ng proyekto, gamitin ang pagpapaandar ng VLookup () upang kumpirmahin ang numero ng master ID nito; kung walang numero, mayroong isang hindi pagkakapare-pareho sa iyong data.

Kapag malinis ang iyong data, oras na upang magdisenyo ng isang bagong database upang hawakan ito. Gagamitin namin ang Access 2013, dahil sa aming halimbawa ng teoretikal magagamit ito sa lahat ng aming mga gumagamit sa pamamagitan ng aming subscription sa Office 365. Kapag lumikha ka ng isang bagong Access database, nakakakuha ka ng pagpipilian na likhain ito bilang isang Access Web App o isang Access Desktop Database. Ang Web Apps ay may isang pinasimple na interface at magagamit lamang kung mayroon kang Office 365 na may SharePoint Online o SharePoint Server 2013 na may Access Services at SQL Server 2012. Gagamitin namin ang tradisyunal na Desktop Database, dahil nag-aalok ito ng higit pang mga pagpipilian at higit na kontrol sa karanasan ng gumagamit.

Piliin upang lumikha ng isang bagong Desktop Database at pangalanan ito: Lumilikha ang Access ng isang bagong talahanayan na tinatawag na Talahanayan 1, at inilalagay ka sa View ng Disenyo gamit ang isang haligi, na tinatawag na ID. Dito maaari mong idisenyo ang mga talahanayan na kakailanganin mo sa iyong database. Ang bawat talahanayan ay dapat magkaroon ng isang patlang ng ID (isang awtomatikong incremental integer), ngunit upang maiwasan ang pagkalito pinakamahusay na bigyan ito ng isang mas mapaglarawang pangalan. Sa talahanayan ng Mga Proyekto ito ay magiging ProjectID, CustomerID sa talahanayan ng Mga Customer, at iba pa.

Maaari mong itakda ang uri ng data para sa bawat haligi na nilikha, at kailangan mong bigyan ang bawat haligi ng isang pangalan at magtakda ng anumang iba pang mga pag-aari at pag-format na naaangkop para sa patlang. Tulad ng patlang ng ID, siguraduhin na ang mga pangalan ng haligi ay ginagawang malinaw kung anong data ang dapat pumunta sa patlang - kaya, halimbawa, gumamit ng ProjectName sa halip na Pangalan lamang, Dahil sa Takda sa halip na Dahil. Maaari mong gamitin ang pindutan ng Pangalan at Caption sa laso upang lumikha ng isang pinaikling caption pati na rin ang malinaw na pangalan. Maaari kang gumamit ng mga puwang sa mga pangalan ng haligi, ngunit kakailanganin mong palibutan ang mga ito ng mga square bracket kapag sumusulat ng mga query at ulat.

Habang makatuwiran para sa mga gumagamit na ipasok ang kanilang data sa kanilang sariling mga sheet, ang kawalan ng pagkakaugnay-ugnay ay nagpapahirap sa pag-aralan

Itakda ang pag-format sa mga haligi tulad ng Porsyento ng Pagkumpleto upang maging Porsyento at mga petsa upang maging ShortDate, at pati na rin ang maximum na haba ng mga patlang ng teksto sa isang makatwirang halaga, o lahat sila ay magiging 255 character ang haba. Tandaan na ang ilang mga salita (tulad ng Petsa) ay nakalaan, kaya hindi mo magagamit ang mga ito bilang mga pangalan ng haligi: gumamit ng TaskDate o iba pa sa halip na naglalarawan.

Pagdating sa mga haligi kung saan mo nais na maghanap ng isang halaga sa isa pang talahanayan (tulad ng haligi ng Customer sa talahanayan ng Mga Proyekto), tukuyin ang iba pang mga talahanayan sa Access bago mo idagdag ang haligi ng paghahanap. Pagdating sa Katayuan, ang pinakasimpleng pagpipilian ay i-type lamang ang mga halagang maipapakita sa dropdown list - ngunit ginagawang mahirap idagdag o i-edit ang listahan ng mga posibleng halaga sa paglaon. Maliban kung nakikipag-usap ka sa isang maikling listahan kung saan malamang na hindi magbago ang mga posibleng halaga - tulad ng isang patlang na nagtatala ng kasarian ng isang tao - mas mahusay na ideya na lumikha ng isa pang talahanayan para sa mga entry tulad ng ProjectStatus. Pinapayagan ka nitong madaling magdagdag ng mga karagdagang pagpipilian sa listahan sa hinaharap nang walang pagbabago sa programa.

Mga Pagpapahusay

Habang dinidisenyo namin ang aming database, maaari kaming magpatupad ng mga pagpapabuti sa lumang paraan na batay sa spreadsheet sa paggawa ng mga bagay. Ang isang reklamo ng aming mga gumagamit sa kanilang mga workbook ng Excel ay ang bawat gawain na naglalaman lamang ng isang cell para sa mga komento, at kung minsan kailangan nilang gumawa ng higit sa isang komento sa isang gawain - o, kailangan ng superbisor na gumawa ng isang puna tungkol sa isang gawain at pagkatapos ay ang gumagamit sagot nito. Ang pag-cram sa lahat ng bagay sa isang solong cell ay naging mahirap makita kung kailan, at kanino, nagawa ang mga puna. Maaari kaming gumawa ng mas mahusay sa pamamagitan ng paglikha ng isang hiwalay na talahanayan para sa mga komento, na naka-link sa talahanayan ng Mga Gawain. Sa ganitong paraan, ang bawat gawain ay maaaring magkaroon ng maraming mga puna kung kinakailangan, na may magkakahiwalay na mga patlang para sa petsa, username at teksto ng bawat isa.

Ang isa pang pagpapahusay na magagawa namin ay upang magtakda ng mga entry tulad ng ProjectStatus upang maipakita sa isang partikular na pagkakasunud-sunod, sa halip na ayon sa alpabetikong - halimbawa, baka gusto mong Kumpletuhin na pumunta sa ilalim ng listahan. Upang magawa ito, magdagdag ng isang haligi ng DisplayOrder at gamitin ito upang ayusin ang listahan ng paghahanap. Huwag tuksuhin na gamitin ang patlang ng ID; kasama nito, ang anumang mga bagong rekord ay maaari lamang mapunta sa pagtatapos ng listahan.

Upang matiyak na ang aming data ay mananatiling malinis, maaari naming markahan ang mga patlang na dapat punan ng gumagamit bilang Kinakailangan, at magdagdag ng pagpapatunay upang matiyak na ang ipinasok na data ay nasa tamang form. Maaari mong gawing mas madali ang buhay sa pamamagitan ng pagtatakda ng mga makatuwirang default na halaga: ang patlang ng KomentoDate sa talahanayan ng Mga Komento ay maaaring itakda ang default na halaga na itinakda sa = Petsa (), na awtomatiko nitong itatakda sa petsa ngayon tuwing may nilikha na isang bagong Komento. Maaari mong gamitin ang pagpapatunay kasama ang isang haligi ng Withdrawn sa isang talahanayan (isang Boolean) upang ihinto ang mga gumagamit na magdagdag ng mga bagong tala na may mga tukoy na halaga. Pinapayagan kang mapanatili ang mga makasaysayang halagang dating wasto, ngunit hindi na iyon ginagamit. Ang mga tampok na ito ay matatagpuan lahat sa Mga Tool sa Talahanayan | Mga patlang na tab sa laso o sa Mga Katangian sa Patlang sa Talaan ng Disenyo ng Talaan.

Pag-import ng iyong data

Kapag na-set up na ang iyong mga talahanayan, maaari mong gamitin ang Panlabas na Data | Mag-import at Mag-link | Ang pindutan ng Excel sa laso upang idagdag ang data mula sa iyong workbook ng Excel sa mga talahanayan sa iyong database ng Access. Gumawa ng isang backup ng iyong blangko na database ng Access bago ka magsimula, kung sakaling may mali, at magsimula sa pamamagitan ng pag-populate ng maliliit na talahanayan sa pamamagitan ng kamay kung kinakailangan. Kumuha ng isa pang backup sa oras na ito ay tapos na, upang maaari kang makabalik sa puntong ito kung may mali man sa mga sumusunod na hakbang.

I-import ngayon ang mga pangunahing talahanayan na hindi umaasa sa anumang iba pang mga talahanayan, tulad ng Mga Customer, bago tapusin ang mga talahanayan na mayroong mga relasyon, tulad ng Mga Proyekto at Gawain. Kung muling ayusin mo at palitan ang pangalan ng mga haligi sa iyong workbook ng Excel upang tumugma sa mga patlang sa iyong database ng Access nang malapit hangga't maaari, hindi ka dapat magkaroon ng anumang paghihirap sa pag-import ng data. Tandaan na gumawa ng isang tala ng lahat ng iyong ginagawa upang maaari mo itong ulitin sa paglaon kung kailangan mong i-convert muli ang data.

Kapag na-import ang data, ang mga talahanayan sa Datasheet View ay dapat na gumana nang labis tulad ng ginawa ng mga worksheet ng Excel - ngunit may mas mahusay na pagpapatunay ng data, paghahanap at pag-uuri. Kung nais mo, maaari mo na ngayong simulang mag-disenyo ng mga bagong form at ulat batay sa data na ito: halimbawa, isang pormang Master / Detalye para sa Mga Proyekto ay maaaring ipakita ang data ng isang proyekto sa tuktok ng form at isang grid ng Mga Gawain para doon proyekto sa ilalim.

Maaari mo ring i-set up ang isang form na Aking Mga Gawain na naglilista ng lahat ng mga natitirang gawain para sa kasalukuyang gumagamit at isang ulat na Overdue Tasks na naglilista ng lahat ng mga natitirang gawain para sa lahat ng mga gumagamit na lumipas sa kanilang takdang araw.

Walang mga county, mangyaring, British kami

Kung nagtatago ka ng mga address sa iyong database, mahalagang maunawaan kung anong impormasyon ang talagang kailangan mo. Bagaman maaaring maging kapaki-pakinabang ang impormasyon sa county para sa marketing - at maaaring kailanganin para sa ilang mga address sa ibang bansa - hindi na ito opisyal na ginagamit sa mga address ng UK.

kung paano suriin kung sino ang nagtataguyod sa iyong instagram

Ang dahilan dito ay ang mga postal ng UK address ay umaasa sa konsepto ng isang post town, kung saan ang post para sa iyo ay ipinadala at pinagsunod-sunod bago maihatid sa iyong pintuan. Hindi lahat ng mga bayan o nayon ay hinahatid ng mga post na bayan sa parehong lalawigan - halimbawa, ang Melbourn (sa Cambridgeshire) ay nakakuha ng mail sa pamamagitan ng Royston (sa Hertfordshire) - kaya't ang pagtukoy sa isang lalawigan sa address ay hindi kinakailangang makatulong sa sinuman.

Upang maiwasan ang pagkalito, ang Post Office ay tumigil sa paggamit ng mga county sa mga address noong 1996, sa halip na umasa sa impormasyon ng postcode - at pagsapit ng 2016, plano nitong alisin ang mga pangalan ng county mula sa alias data file ng impormasyon ng pandagdag na address. Kaya, kung isasama mo ang isang county sa isang address sa UK ay hindi ito papansinin.

Kagiliw-Giliw Na Mga Artikulo

Choice Editor

10 Mga Dahilan Bakit Dapat Mong Magmamay-ari ng Isang Laptop
10 Mga Dahilan Bakit Dapat Mong Magmamay-ari ng Isang Laptop
Dapat ay pagmamay-ari ng lahat ang isang laptop computer. Bumalik sa mga unang araw ng rebolusyon ng PC, ang mga laptop ay malaki at mabigat at ang mga kompromiso sa pagganap na kailangang gawin kumpara sa isang desktop system ay ginawang specialty computer lamang sa kanila.
Huwag paganahin ang Pag-scroll Pagpasa sa Console sa Windows 10
Huwag paganahin ang Pag-scroll Pagpasa sa Console sa Windows 10
Simula sa Windows 10 Build 19298, maaari mong hindi paganahin ang kakayahang mag-scroll ng isang window ng console sa ibaba ng output ng huling linya, tulad ng ito ay gumagana sa mga terminal ng Linux.
Paano Magkonekta ng Switch sa Iyong MacBook o Windows PC
Paano Magkonekta ng Switch sa Iyong MacBook o Windows PC
Mayroong ilang mga paraan upang ikonekta ang iyong Nintendo Switch sa iyong computer. Kung iniisip mo kung paano ito gagawin, ipagpatuloy ang pagbabasa. Sa artikulong ito, ipapaliwanag namin kung ano ang kailangan mong gawin kung gusto mong maglaro ng Nintendo Switch
Paano Makita ang Mga Lumang Kuwento sa Instagram
Paano Makita ang Mga Lumang Kuwento sa Instagram
Ang Mga Kuwento sa Instagram ay naging isa sa mga pinakatanyag na tampok ng platform ng social media, Tulad ng Mga Kuwento sa Snapchat, lilitaw lamang ang Mga Kuwento sa Instagram sa iyong feed sa loob ng 24 na oras, o hanggang sa tanggalin ito ng taong nag-post ng Kuwento. Gayunpaman, hindi katulad
Paano I-on ang HDR sa mga Vizio TV
Paano I-on ang HDR sa mga Vizio TV
Natupad ang iyong pangarap, at sa wakas ay nakabili ka ng isang 4K TV. Malaki ito, maganda, at lahat ng mga bagay na nais mong maging. Tuwang-tuwa ka sa panonood ng ilan sa iyong paborito
Alisin ang overlay arrow overlay sa Windows 10
Alisin ang overlay arrow overlay sa Windows 10
Kung nakita mo ang default na icon ng Windows 10 shortcut na masyadong malaki, o nais mong baguhin ang arrow ng shortcut mula sa default na asul na arrow overlay sa isang mas maliit, kung gayon madali mo itong magagawa.
Paano Magpasok ng isang Lagda sa isang Google Doc
Paano Magpasok ng isang Lagda sa isang Google Doc
Natapos ang lahat ng digital age ngunit hindi na ginagamit ang mga wet signature. Sa mga araw na ito, maaari mong gamitin ang iyong virtual na kamay upang mag-sign mga dokumento mula sa ginhawa ng iyong tahanan. Kung nais mong malaman kung paano ipasok ang iyong lagda sa Google docs,