Kung kailangan mong gumawa ng isang listahan ng anumang,ito aykaakit-akit na makita ang Excel bilang default na imbakan: pagkatapos ng lahat, ito ay isang maliit na listahan lamang ng mga item para sa iyong sarili o ng ilang malapit na kasamahan.
Marahil ay kailangan mo ng isang bagay na mas sopistikado, tulad ng mga formula para sa mga kalkulasyon o macro program upang ma-automate ang pagkolekta ng data at pagproseso.
Sa kasamaang palad, ang kadalian kung saan maaari kang magsimulang magtrabaho sa Excel o isang karibal na programa ng spreadsheet ay isa rin sa pinakamalaking mga problema. Ang nagsisimula bilang isang maliit na proyekto sa Excel ay lumalaki sa isang napakalaking bagay, sa oras na maaari mo ring harapin ang mga isyu sa bilis at katatagan o kahit isang problema sa pag-unlad na hindi mo malulutas.
Bukod dito, ang mga malalaking gawain sa pamamahala ng data ay madalas na nagpapakita ng mga makabuluhang hamon, tulad ng samahan, pagpapatupad, pag-uuri ng mga file, pamamahala ng database, pakikipagtulungan ng gumagamit, at higit pa. Ang kinakailangan lamang upang masira ang istraktura ng isang database ay ang paglalagay ng data sa maling lugar, hindi nag-i-type ang data, o kahit na mayroong dalawang tao na nagtatrabaho sa parehong sheet. Maraming mga bagay ang maaaring magkamali, na nagiging sanhi ng pagkaantala ng oras at posibleng pagkawala ng data.
Ipinapaliwanag ng artikulong ito ang pinakakaraniwang mga isyu na nagmumula kapag gumagamit ng mga spreadsheet ng Excel, kung paano ito haharapin, at kung mas mahusay kang kumuha ng plunge at lumipat sa isang database sa halip.
Isyu # 1: Pag-edit ng Excel Multi-User
Kapag lumalaki ang mga system ng Excel, mabilis kang nagkakaroon ng mga problema kung saan binubuksan ng isang gumagamit ang isang workbook sa anumang partikular na oras, at sinabi sa pangalawang tao na bukas na ito. Ang pangalawang gumagamit ay maaaring magkansela, maghintay o tingnan ang isang read-only na bersyon. Ang pangako ng Excel na ipaalam sa iyo kapag ang ibang tao ay lumalabas sa workbook ay isang pagsusugal dahil hindi nito sinusuri ang katayuan na madalas, at maaaring hindi ka nito maliwanagan. Kahit na nagawa ito, maaaring mag-log in at iba pa ang file bago ka pa.
Upang maiwasan ang mga solo na epekto ng gumagamit, maaari mong gamitin ang Excel Online (ang cut-down, web-based na bersyon ng Excel) o i-on ang Mga Nakabahaging Workbook tampok Narito ang isang mabilis na gabay sa kung paano magbahagi ng isang Spreadsheet.
- Buksan ang nais mong Spreadsheet at mag-click sa File .
- Susunod, mag-click sa Magbahagi upang buksan ang isang bagong window.
- Ngayon, ipasok ang impormasyon ng gumagamit na nais mong ibahagi ang Spreadsheet.
Maaari mo ring hatiin ang data sa maraming mga workbook upang ang iba`t ibang mga tao ay gumana sa iba't ibang mga workbook nang hindi tinatapakan ang mga daliri ng bawat isa.
Isyu # 2: Mga Nakabahaging Mga Workbook ng Excel
Pinapayagan ng Excel Online ang maraming mga editor, bilang default, ngunit nawawala ang maraming pag-andar. Ang serbisyo ay hindi higit sa isang kalaban para sa anumang bagay ngunit ang pinakasimpleng mga gawain. Bagaman ang tampok na Ibinahaging Mga Workbook ay mukhang dapat nitong gawin ang trabaho, puno ito ng mga paghihigpit. Hindi ka makakalikha ng isang talahanayan o magtanggal ng isang bloke ng mga cell kung ibinahagi ang workbook, halimbawa.
Kapag ang mga system ng Excel ay lumalaki nang organiko, nasasagasaan mo ang problema na ang isang gumagamit lamang ang maaaring magbukas ng isang workbook sa anumang oras.
Mayroong mga workaround para sa ilang mga paghihigpit sa online na Excel. Para sa iba, isang bagay ng pagbabago ng istraktura ng workbook kaysa sa paggamit ng isang workbook na na-set up na - ngunit ang senaryong ito ay madalas na hadlangan. Bilang isang resulta, imposibleng gumamit ng isang nakabahaging workbook sa parehong paraan na maaari mong gamitin ang isang ordinaryong, solong-workbook ng gumagamit.
Ang mga pagbabago sa mga nakabahaging workbook ay na-synchronize sa pagitan ng mga gumagamit sa tuwing nai-save ang workbook. Ang aksyon na ito ay inilalagay sa isang naka-iskedyul na iskedyul, pinipilit ang pag-save tuwing limang minuto, halimbawa. Gayunpaman, ang overhead ng regular na pag-save at ang pagsubaybay sa mga pagbabago ng bawat gumagamit ay medyo malaki. Ang mga workbook ay maaaring mabilis na lobo ang laki at maglagay ng isang pilay sa iyong network, na nagpapabagal ng iba pang mga system.
kung paano alisin ang isang bidder sa ebay
Isyu # 3: Mga naka-link na Workbook ng Excel
Ang paghahati ng iyong data sa maraming mga workbook ay maaaring magbigay ng isang solusyon sa problema ng pag-edit ng multi-user. Gayunpaman, malamang na kakailanganin nilang magkaroon ng mga link sa pagitan nila upang ang mga halagang ipinasok sa isa ay gagamitin sa iba pa. Ang mga link sa pagitan ng mga workbook ay kapaki-pakinabang din para sa pagpapanatili ng magkakahiwalay na data sa magkakahiwalay na mga file, kaysa sa pagkakaroon ng mga indibidwal na sheet sa isang workbook.
Nakakainis, ang mga link na ito ay isa pang mapagkukunan ng pagkabigo at kawalang-tatag. Naging ganap sila, kasama ang buong landas patungo sa pinagmulan ng workbook, o kamag-anak, kasama ang pagkakaiba sa pagitan ng mga path ng pinagmulan at patutunguhan. Bagaman ito ay makatuwiran, gumagamit ang Excel ng mga panuntunang arcane upang magpasya kung kailan gagamitin ang bawat uri ng link at baguhin ito.
Ang mga patakaran ay pinamamahalaan ng maraming mga pagpipilian at kung ang mga workbook ay nai-save bago magsingit ng mga link. Nagbabago rin ang mga link kapag nai-save mo ang workbook o buksan at gamitin I-save bilang upang makagawa ng isang duplicate, sa halip na kopyahin ang file gamit ang File Explorer . Ang pag-upshot ng lahat ng pagkalito at kawalan ng katiyakan na ito ay ang mga link sa pagitan ng mga workbook na madaling masira, at ang pagbawi mula sa mga sirang link ay isang proseso na gugugol ng oras. Walang sinumang makakakuha ng pag-access sa mga file na apektado.
Nai-update lamang ang naka-link na data kapag binuksan ang mga file maliban kung partikular mong na-click Data> Mga Query at Koneksyon> I-edit ang Mga Link> I-update ang Mga Halaga. Narito ang isang mabilis na pagpapakita.
- Buksan ang iyong ninanais na Spreadsheet at mag-click Data .
- Ngayon, hanapin Mga Query at Mga koneksyon at mag-click sa I-edit ang Mga Link .
- Pagkatapos, piliin I-update ang Mga Halaga .
Kung ang iyong mga link ay wala sa pagitan ng dalawang mga workbook ngunit sumasaklaw sa tatlo o higit pa, kailangan mong buksan ang lahat ng mga workbook sa tamang pagkakasunud-sunod upang matiyak ang anumang na-update na proseso ng data sa tamang pagkakasunud-sunod, mula sa una hanggang sa pangalawa hanggang sa pangatlo. Kung binago mo ang isang halaga sa unang workbook at pagkatapos ay binuksan ang pangatlo, hindi ito makakakita ng anumang mga pagbabago dahil hindi na-update ng pangalawang workbook ang mga halaga nito.
Lohikal ang pagkakadena ng data na ito, ngunit pinapataas nito ang posibilidad na ang impormasyon ay hindi tama o na susubukan mong buksan ang isang workbook na na-edit na ng iba.
Siyempre, maaari mong subukang iwasan ang lahat ng naka-link na mga workbook nang kabuuan, ngunit may isang pagkakataon na magtatapos ka sa pagpasok ng parehong data sa higit sa isang workbook, at kasama nito ang panganib na mai-type ito nang bahagyang magkakaiba sa bawat oras.
Isyu # 4: Pagpapatunay ng Excel Data
Ang mga error ay maaaring gumapang sa data sa loob ng anumang computer system: ang mga tao ay nagkakamali ng pag-type ng mga salita o nagbabago ng mga digit sa mga bilang na may monotonous regularity. Kung hindi masuri ang iyong data habang inilalagay ito, magkakaroon ka ng mga problema.
Bilang default, tumatanggap ang Excel ng anumang uri ng gumagamit. Posibleng i-set up ang pagpapatunay sa mga listahan ng pagtingin, ngunit ang mga ito ay mahirap panatilihin, pangunahin kung ang parehong larangan ay ginagamit sa higit sa isang lugar. Kung kailangang ipasok ng mga gumagamit ang mga numero ng dokumento ID o mga numero ng sanggunian ng customer nang walang anumang mga tseke, madaling itali ang mga maling tala nang hindi namamalayan. Ang integridad ng data ng system ay naging malubhang nakompromiso, at ang anumang pagtatasa ng data ay pinaghihinalaan.
Maaari ka nang magdusa ng mga epekto ng mga problema sa pagpapatunay ng data nang hindi napagtanto ang pangunahing sanhi. Isaalang-alang ang isang sitwasyon kung saan mayroon kang isang listahan ng mga invoice sa Excel. Ang uri ng gumagamit ay nai-type ang pangalan ng customer nang bahagyang magkakaiba sa bawat invoice. Bilang isang resulta, nakakakuha ka ng mga invoice sa Jones Ltd, Jones Limited, Jonse Ltd, at joness. Maaari mong magkaroon ng kamalayan na ang lahat ng ito ay tumutukoy sa parehong kumpanya, ngunit ang Excel ay hindi. Ang anumang pagtatasa ng data ng invoice, tulad ng isang pivot table batay sa mga customer ayon sa buwan, ay naghahatid ng maraming mga resulta kung mayroon lamang isa.
Isyu # 5: Pag-navigate sa Excel
Ang mga malalaking workbook ay hamon upang mag-navigate. Ang mga sheet tab sa ilalim ng window ay isang kahila-hilakbot na mekanismo para sa paghahanap ng iyong paraan sa paligid kapag maraming mga ito. Na may higit na ipinapakitang mga tab sa buong screen, nahihirapang makita kung ano ang kailangan mo. Narito ang isang mabilis na paraan upang mag-navigate sa mga sheet.
- Mag-right click sa mga arrow sa kaliwa ng mga pangalan ng sheet upang ilabas ang Isaaktibo ang Sheet dayalogo
Ang unang 20 sheet lamang ang nakalista bago kailangan mong mag-scroll sa listahan. Walang paraan upang pag-uri-uriin, pangkatin, o hanapin ang sheet na gusto mo. Ang window ay dapat magmukhang ganito.
Isyu # 6: Seguridad ng Excel
Maaari kang magdagdag ng seguridad sa mga workbook ng Excel, ngunit puno ng mga problema. Ang proteksyon ay nakatuon nang higit pa patungo sa pagprotekta sa istraktura ng workbook kaysa sa data. Maaari mong subukang i-lock ang ilang mga sheet at cell upang ihinto ang mga gumagamit mula sa pagbabago ng istraktura at pormula, ngunit kung nakikita nila ang data, maaari nilang palitan ang anuman o lahat ng ito (maliban kung gumawa ka ng ilang malikhaing programa sa macro).
Isyu # 7: Mga Problema sa Bilis ng Excel
Hindi ang Excel ang pinakamabilis na aplikasyon, at ang wika sa pagprograma nito, VBA, ay mabagal kumpara sa mas maraming mga propesyonal na wika ng programa tulad ng C #. Ang senaryong ito ay nagmumula sa inilaan na paggamit at kakayahang umangkop na kalikasan ng Excel. Ito ay, pagkatapos ng lahat, isang engine ng spreadsheet. Oo, ang Excel VBA ay maaaring mapindot sa serbisyo upang pamahalaan ang mga listahan ng data, ngunit hindi ito nangangahulugang ito ang pinakamahusay na pagpipilian para sa ganitong uri ng trabaho. Ang iba pang mga application ay mas angkop sa mga naturang gawain — higit sa lahat dahil malinaw na dinisenyo ang mga ito upang gawin ang mga ito.
Kung pinindot mo ang anuman sa mga problemang nakabalangkas sa artikulong ito, huwag pansinin ang mga ito. Mayroong isang propesyonal na sagot sa pag-iimbak ng nakabalangkas na data, na kilala bilang database. Hindi ito kailangang maging nakakatakot o mahal, at dapat ka nitong payagan na mag-isip nang lohikal tungkol sa iyong data, kung paano ito magkaugnay, at kung paano ka nakikipag-ugnay dito.
Tandaan : Kung lilipat ka mula sa isang solusyon sa spreadsheet patungo sa isang database, huwag mag-duplicate na disenyo ng spreadsheet, samantalahin ang pagkakataon na gawing mas mahusay ito.
Mayroong mga pangkalahatang layunin na application ng database na magagamit, kung saan maaari kang bumuo ng isang bespoke solution. Bilang kahalili, maaari mong makita na ang isang dalubhasang aplikasyon ng database — ang isa na nakadisenyo para sa hangaring hinihiling mo — ay mas mura, mas mabilis ipatupad, at mas mahusay na magkasya.
kung paano upang makita kung ang iyong telepono ay unlock
Halimbawa, kung mayroon kang isang listahan ng mga customer at ang mga detalye ng lahat ng iyong mga pakikipag-ugnayan sa kanila, ito ay itinuturing na isang sistema ng pamamahala ng relasyon sa customer (CRM). Sa kabila ng magarbong pangalan nito, ang isang CRM system ay isang dalubhasang database. Katulad nito, ang mga package ng account tulad ng QuickBooks at Sage ay mga dalubhasang database. Kung hindi ka makahanap ng isang paunang binuo na application na umaangkop sa iyong partikular na mga pangangailangan, maaari mo itong buuin mismo o kumuha ng isang ginawa para sa iyo ng iyong IT department o consultant.
Ang pinakakaraniwang uri ng database ay isang pamanggit na database, na nag-iimbak ng data nito sa mga talahanayan at binubuo ng mga hilera at haligi. Ang bawat hilera ay humahawak ng data para sa isang hiwalay na item. Halimbawa, naglalarawan ang bawat haligi ng iba't ibang katangian ng paksa, tulad ng pangalan ng customer o limitasyon sa kredito.
Kailangan mo lamang ipasok ang data ng customer nang isang beses upang lumikha ng isang talaan, at pagkatapos ay maaari mo itong magamit sa maraming mga invoice na kailangan mo.
Ang mga talahanayan ay may mga relasyon na tinukoy sa pagitan ng mga ito nang sa gayon, isang invoice ay nagdadala ng customer ID. Nangangahulugan ang prosesong ito na madali mong mahahanap ang lahat ng mga invoice para sa isang partikular na customer o kunin ang numero ng telepono ng customer mula sa isang tukoy na invoice. Kailangan mo lamang ipasok ang data ng customer nang isang beses upang likhain ang tala ng customer, at pagkatapos ay maaari mo itong magamit sa maraming mga invoice na kailangan mo nang hindi na kinakailangang i-type muli ito. Upang lumikha ng isang database, kailangan mong tukuyin ang mga talahanayan at ugnayan na ito at pagkatapos ay tukuyin ang mga layout ng screen na nais mong gamitin upang ilista at mai-edit ang data.
Mayroong dose-dosenang mga application ng database doon. Ang ilan ay madaling gamitin at gawin ang buong trabaho, pinapayagan kang tukuyin ang mga talahanayan, mga screen ng pagpasok ng data, at mga ulat. Ang iba ay mas buong tampok sa mga tukoy na lugar ngunit nangangailangan ng iba pang mga tool upang makagawa ng isang kumpletong trabaho.
Halimbawa, ang isang programa ay maaaring maging maaasahan kapag tinutukoy ang mga talahanayan at relasyon at pagkakaroon ng matatag na pagsusuri at mga tampok sa pag-uulat. Gayunpaman, sa kalaunan ay kulang ang anumang mga tool para sa pagtukoy ng mga screen ng pagpasok ng data. Ang Microsoft SQL Server ay halatang halimbawa dito. Tulad ng iba pang malalaking mga sistema ng database, ang SQL Server ay nangangalaga sa back-end at inaasahan mong gumamit ka ng isa pang tool, tulad ng Visual Studio, upang mabuo ang front-end.
Aling Mga Opsyon sa Database ang Tama para sa Iyo?
Pagpipilian sa Database # 1: Pag-access sa Microsoft
Ang pag-access ay isa sa mga granddaddies ng mga desktop database. Madaling gamitin ngunit madaling mag-abuso. Maaari kang mag-disenyo ng mga talahanayan, screen, at ulat mula sa simula o magsimula mula sa isang template. Ang ilan sa mga template ay lantarang Amerikano at hindi palaging nagtuturo ng mahusay na kasanayan, ngunit mabilis kang nagsimula. Ang mga screen at tampok sa pagprograma ay maaaring maging sopistikado. Maaari mong i-deploy ang iyong natapos na application sa iba pang mga gumagamit sa pamamagitan ng iyong intranet (HINDI internet) sa halip na umasa sa pagbabahagi ng file.
Pagpipilian sa Database # 2: Microsoft SharePoint
Ang SharePoint ay isang database, pati na rin isang mekanismo ng pag-iimbak ng dokumento. Maaari mo itong gamitin upang makatipon ng mga simpleng listahan at maiugnay ang mga ito nang magkasama. Ang Form Designer ay medyo sopistikado, ngunit posible pa rin ang pagpapasadya. Ang kakayahang SharePoint na kunin ang isang listahan ng data na naipon sa Excel at ilagay ito sa isang pasadyang listahan ay kapaki-pakinabang. Ginagawang magagamit ng programa ang pasadyang listahan na magagamit sa lahat sa iyong network at nagbibigay-daan sa iyo upang magdagdag ng seguridad upang paghigpitan kung sino ang maaaring gumawa ng ano sa data na iyon. Maaari mong hilingin sa SharePoint na alertuhan ka sa pamamagitan ng email tuwing may nagdadagdag, nag-e-edit, o nagtatanggal ng mga talaan. Kung nag-iimbak ka ng data patungkol sa mga tao, item sa kalendaryo, o mga gawain, maaari mong i-synchronize ang data na iyon sa Outlook.
Pagpipilian sa Database # 3: Lumikha ng Zoho
Ang Zoho Office ay isang web application na may kasamang isang database na gumagamit ng pag-andar ng drag-and-drop upang maikalat ang mga form nito sa isang simple, madaling maunawaan na pamamaraan. Ang proseso ng drag-and-drop ay ginagamit din upang mai-program ang mga pakikipag-ugnayan at daloy ng trabaho. Bilang isang serbisyo sa web, ang iyong data at mga application ay magagamit mula sa kahit saan, na may simpleng seguridad upang mapanatiling pribado ang iyong data. Naniningil ang Zoho sa bawat gumagamit, bawat buwan na batayan, ngunit nililimitahan nito ang bilang ng mga talaang maaari mong iimbak para sa naitakdang presyo. Ang gastos ng programa ay labis kapag nag-iimbak ng maraming data o para sa iba pang mga tampok tulad ng pagsasama ng email.
Tulad ng nakikita mo, nag-aalok ang Excel ng maraming mga tampok ngunit kulang sa ilang mga lugar sa loob ng bawat isa. Minsan, ibang aplikasyon ang gumagawa ng trabaho nang mas mahusay, lalo na kung partikular itong idinisenyo para sa gawain. Iba pang mga oras, gumagana lamang ang Excel, tulad ng para sa mas maliit na mga database, hangga't alam mo kung paano maiwasan ang mga problema na mangyari sa unang lugar.
