Ang pamamahala ng mga dokumento ay isa sa pinakamahalagang bagay sa SharePoint. Sa negosyo, ang mga dokumento ay madalas na nagbabago ng mga bagay. Maaari silang magsimula sa OneDrive for Business at magtapos sa Team Site ng samahan. Kadalasang binabago ng mga dokumento ang mga lokasyon kung kaya't ang pag-alam sa mga suliranin ng paglipat ng mga dokumento sa SharePoint ay kritikal.
kung paano lumikha ng isang jpeg mula sa dokumento ng salita
Maramihang Mga Paraan upang Gawin Ito
Alam ng bawat isa na nagtrabaho sa SharePoint na maraming mga paraan upang magawa ang isang partikular na gawain. Ang paglipat ng mga dokumento ay walang kataliwasan. Kung nagtatapos ka man sa paggamit ng File Explorer o Migration Tool ay nakasalalay sa isang bilang ng mga kadahilanan, tulad ng bilang ng mga dokumento na inilipat, ang kahalagahan ng pagpapanatili ng kasaysayan ng bersyon, metadata, at higit pa.
1. File Explorer
Upang ilipat ang isang dokumento gamit ang File Explorer, buksan ang parehong target at pinagmulan ng mga library ng dokumento (hindi mahalaga kung pareho ito ng site). Pumili File Explorer sa drop-down na menu. Nagbubukas ito ng isang view ng explorer para sa bawat aklatan. Gumamit ng drag - & - drop upang ilipat ang mga item sa pagitan ng dalawang view ng explorer.
Maaari mong ilipat ang parehong mga folder at file at panatilihin ang mga uri ng nilalaman kung ang parehong mga mapagkukunan at target na lokasyon ay tinukoy na mga uri ng nilalaman. Pinapanatili rin ng pamamaraang ito ang pasadyang metadata kung ang parehong mga mapagkukunan at target na lokasyon ay tinukoy gamit ang parehong metadata.
Gayunpaman, ang proseso ay manu-manong at higit pa sa isang kopya kaysa sa paglipat, na nangangahulugang kailangan mong tanggalin ang mga pinagmulang item pagkatapos lumipat. Hindi nito pinapanatili ang kasaysayan ng bersyon o ang nilikha, nilikha ng, binago, at binago ng mga pag-aari.
2. Lumipat sa / Kopyahin sa
Bagaman kapaki-pakinabang at simple, ang Lumipat sa at Kopyahin sa ang mga utos ay magagamit lamang sa SharePoint Online. Pinapayagan ka ng pagpipiliang ito na ilipat ang mga dokumento mula sa OneDrive para sa Negosyo o SharePoint sa isang patutunguhan sa SharePoint o OneDrive. Piliin ang file at i-click ang alinman sa dalawang mga utos. Ang Lumipat sa Ililipat ng pagpipilian ang iyong dokumento na may metadata at proteksyon ng kasaysayan ng bersyon sa ibang folder sa loob ng iisang library, sa ibang library, o sa ibang site.
Ang pamamaraang ito ay perpekto para sa mga end-user, dahil ito ay simple at prangka. Pinapayagan kang kopyahin at ilipat ang parehong mga file at folder. Ang pinakamagandang bagay ay pinapanatili nito ang mga uri ng nilalaman, pasadyang kasaysayan ng bersyon ng metadata,atang nilikha, nilikha ng, binago, at binago ng mga pag-aari. Ang Kopya upang mag-utos, gayunpaman, pinapanatili lamang ang pinakabagong bersyon - ang pangunahing downside ay malinaw naman ang katotohanan na ang pamamaraang ito ay eksklusibo sa SharePoint Online.
3. Pamahalaan ang Nilalaman at Istraktura
Kung pinagana mo ang tampok na imprastraktura ng pag-publish ng SharePoint Server, makakakita ka ng isang Pamahalaan ang link sa Nilalaman at Istraktura kapag nag-navigate ka sa Pangangasiwa ng Site . Gamit ang tampok na ito, maaari mong ilipat / kopyahin ang mga dokumento. Ito ay isa sa pinakamahusay na mga pag-hack na makakatulong sa iyong ilipat ang maramihang mga dokumento nang sabay-sabay habang pinapanatili ang kasaysayan ng bersyon, nilikha, nilikha ng, binago, at binago ng mga pag-aari. Ang uri ng nilalaman at metadata ay pinapanatili rin gamit ang pamamaraang ito.
Gayunpaman, kakailanganin mong i-on ang tampok sa pag-publish. Kahit na, hindi mo magagawang ilipat ang maraming mga folder. Marahil ang pinakamalaking downside ng pamamaraang ito ay kailangan mong maging isang may-ari ng site upang magamit ito. Oh, at gagana lamang ito sa loob ng iisang site.
4. Organizer ng Nilalaman
Paganahin lamang ang tampok na Organizer ng Nilalaman at pagkatapos ay piliin ang mga patakaran sa pagruruta na nais mong gamitin at ilagay ang dokumento na nais mong ilipat sa drop-off na aklatan. Pinapayagan ka rin ng pamamaraang ito na ilipat ang mga dokumento sa anumang iba pang site. Tumatagal upang mai-configure, ngunit kailangan mo lang gawin ito nang isang beses. Pinapanatili rin nito ang mga uri ng nilalaman at pasadyang metadata.
Habang hindi nito pinapanatili ang kasaysayan ng bersyon at nangangailangan ng isang admin, mayroon itong kapaki-pakinabang na tampok na nagbibigay-daan sa iyo upang i-ruta ang iyong dokumento sa isang folder.
5. SharePoint Migration Tool
Alam ng Microsoft na ang paglipat ng mga dokumento sa SharePoint ay maaaring medyo mahirap. Ito ang dahilan kung bakit nagmula ang kumpanya ng libre SharePoint Migration Tool . Pinangangasiwaan ng tool na ito ang lahat mula sa maliit hanggang sa malakihang mga paglilipat na maaaring may kasamang mga file, folder, at kahit na mga listahan mula sa iyong site na SharePoint. Ang mga item ay inilipat sa OneDrive o SharePoint.
Ang pinaka maliwanag na pakinabang ng pamamaraang ito ay ang kakayahan ng tool na hawakan ang malalaking paglipat. Napakapasadya din nito at pinapanatili ang kasaysayan ng bersyon. Gayunpaman, hindi ito katugma sa mga bersyon ng SharePoint bago ang 2013. Sa kaibahan, ang ilang mga produkto ng paglipat ng third-party ay mas higit na napapasadyang.
6. Mga Produkto ng Third-Party
Karamihan sa kalidad ng mga produktong pang-migrate ng dokumento ng third-party ay hindi libre, ngunit may posibilidad na gumanap sila nang hindi kapani-paniwala, lalo na para sa malakihang paglipat. May posibilidad silang maging nasusukat at lubos na napapasadyang. Karamihan sa mga produktong ito ay may kakayahang mapanatili ang lahat, kabilang ang mga uri ng nilalaman, metadata, lahat ng mga pag-aari, at kasaysayan ng bersyon.
Sa kabilang banda, ang pamamaraang ito ay nagkakahalaga ng pera. Kapag isinasaalang-alang mo ang katotohanang nagbabayad ka para sa isang tool na makakatulong sa iyong ilipat ang mga dokumento, magsisimula kang magtaka kung bakit hindi pa dumating ang SharePoint sa isang pagpipilian na madaling gamitin. Ang isa pang downside dito ay ang mga produktong third-party na nangangailangan ng isang admin upang mai-configure at patakbuhin ang mga ito.
7. Pasadyang Solusyon
Sa wakas, maaari mong i-code ang iyong sariling pasadyang solusyon sa pamamagitan ng iba't ibang mga diskarte tulad ng REST API. Ang end-user ay hindi kailangang mag-ruta ng anumang bagay, maaari mong ipasadya hangga't gusto mo, at masisiguro mong mananatili ang lahat sa loob ng mga dokumento. Sa kabilang banda, kailangan mong mag-code at gumastos ng kaunting oras sa pagsulat at pagpapanatili ng code, na maaaring maging lalong nakakalito sa oras ng mga pag-update ng produkto.
Piliin ang Iyong Paraan
Mayroong higit pang mga pamamaraan para sa paglipat ng mga dokumento sa SharePoint, ngunit dapat masakop nito ang karamihan sa iyong mga pangangailangan. Isaalang-alang muna kung ano ang kailangan mo, at sa lalong madaling panahon malalaman mo nang eksakto kung aling pamamaraan ang gagamitin para sa bawat isa.
Alin sa mga pamamaraang ito ang gusto mo? Gumamit ka ba ng higit sa isa? Talakayin
