Paano Lumikha ng Mga Paalala sa Email Batay sa Mga Petsa mula sa Google Sheets

Ang Google Sheets ay isang maginhawang paraan upang ayusin ang mga pagpupulong, lumikha ng mga gawain, pag-uri-uriin ang mga invoice, at iba't ibang data. Ito ay mayaman, mayaman sa tampok, at maibabahagi sa iba pang mga gumagamit.

Ang tanging downside lamang ng tool na ito ay wala kang built-in na function upang magpadala ng mga paalala sa email tungkol sa sheet sa iyong sarili o sa ibang mga gumagamit. Gagawin nitong mas madali upang subaybayan ang lahat ng iyong mga gawain at data.

Sa kasamaang palad, pinapayagan ka ng dalawang pamamaraan na magpadala ng mga paalala na nakabatay sa petsa ng email. Basahin ang artikulong ito upang malaman ang tungkol sa kanila.

Pagpapadala ng Mga Paalala sa Kaganapan - Pagsamahin ang Mga Sheet at Kalendaryo

Kung nais mong magpadala ng mga paalala sa email sa iyong sarili, ang pinakamadaling paraan upang gawin ito ay sa pamamagitan ng paghahalo ng dalawang magkakaibang mga tool ng Google - Google Sheets at Google Calendar. Hindi ka nito kakailanganin na gumamit ng anumang script. Sa halip, kakailanganin mo lamang mag-export ng data mula sa isang app papunta sa isa pa.

Ang pamamaraan ay binubuo ng tatlong mga hakbang - paglikha at pag-export ng data mula sa Sheets, pag-import ng mga ito sa Kalendaryo, at pagpapagana ng mga paalala sa email.

Hakbang 1: Lumikha at Mag-export ng Data mula sa Sheets

Kung nais mong mag-export ng data mula sa Sheets, kakailanganin mong lumikha ng isang sheet ng kaganapan at i-save ito bilang isang CSV file. Upang makilala ang file sa Google Calendar, dapat kang gumamit ng isang partikular na format. Sundin lamang ang mga hakbang na ito:

1. Buksan ang iyong dokumento sa Sheets.
   
2. Ang mga halaga ng iyong unang hilera ay dapat sundin ang balangkas na ito: A1: Paksa, B1: Petsa ng Simula, C1: Petsa ng Pagtatapos.
   
3. Sa ilalim ng header ng ‘Paksa’, dapat mong i-input ang pamagat ng iyong paalala. Ang petsa ng pagsisimula at pagtatapos ay dapat nasa format na MM / DD / YYYY.
   
4. Magdagdag ng maraming mga kaganapan na nais mo, pati na rin ang kanilang mga pagsisimula at pagtatapos ng mga petsa.
   
5. I-click ang menu na 'File'.
   
6. I-hover ang iyong mouse sa ‘Pag-download.’ Dapat lumitaw ang isang bagong menu.
   
7. Piliin ang 'Mga halagang pinaghiwalay ng koma.'
   
8. Ang bersyon ng CSV ng iyong Sheets file ay mai-download sa iyong PC.
   

Tandaan: Ang tanging ipinag-uutos na mga header ay ang 'Paksa' at 'Petsa ng Pagsisimula' para sa listahan na matagumpay na ma-import. Kung nais mong magdagdag ng iba pang mga header, maaari mong makita ang listahan ng mga magagamit na pagpipilian (makikilala sa pamamagitan ng Kalendaryo) at ang kanilang order sa opisyal Suporta ng Google pahina

Hakbang 2: I-import ang Dokumento sa Kalendaryo

Kapag handa nang mai-import ang sheet ng kaganapan ng CSV, oras na upang lumipat sa Google Calendar.

1. Buksan ang Google Calendar.
   
2. I-click ang menu na 'Mga Setting' (icon na gear).
   
3. Piliin ang 'Mga Setting.'
   
4. Piliin ang 'I-import at i-export' mula sa menu sa kaliwa.
   
5. Piliin ang 'Piliin ang file mula sa iyong computer' sa ilalim ng seksyong 'I-import'.
   
6. Mag-navigate sa naka-save na CSV file at mag-click sa 'Buksan.'
   
7. Panghuli, pindutin ang 'I-import' upang mai-import ang CSV file.
   

Kung nakakita ka ng isang display na nagsasabi na ang mga kaganapan ay naidagdag sa Kalendaryo - lahat ay naging maayos. Ngayon ang nag-iisa lamang ay ang pag-set up ng mga abiso sa email para sa pinag-uusapang mga kaganapan.

Hakbang 3: Pagse-set up ng Mga Abiso at Pagbabahagi

Matapos mong i-set up ang mga notification, makakatanggap ka ng mga paalala para sa lahat ng mga kaganapan na na-export mo mula sa Google Sheets nang direkta sa iyong email. Upang matiyak na ang lahat ay naayos nang maayos, sundin ang mga tagubiling ito:

1. I-hover ang iyong mouse sa iyong pangalan sa ilalim ng seksyong 'Aking mga kalendaryo' sa kaliwa ng screen ng Kalendaryo.
   
2. Pindutin ang icon na 'higit pa' (tatlong mga patayong tuldok) na lilitaw sa tabi ng iyong pangalan.
   
3. I-click ang 'Mga setting at pagbabahagi.'
   
4. Suriin kung nakalista ang iyong account sa ilalim ng ‘Ibahagi sa mga tukoy na tao.’ Kung hindi, piliin ang ‘Magdagdag ng mga tao’ at idagdag ang iyong email.
   
5. I-click ang dropdown na menu na 'Abiso' sa ilalim ng seksyong 'Mga notification sa kaganapan'.
   
6. Piliin na lang ang 'Email'.
   
7. I-set up ang oras at petsa ng panahon sa pagitan ng paalala at ng kaganapan.
   

Ngayon ang iyong Kalendaryo ay magpapadala ng mga paalala ng lahat ng mga kaganapan na iyong nakalista sa iyong Google Sheets. Tandaan na maaari kang magdagdag ng anumang bagay sa ilalim ng hanay na 'Paksa'. Maaari kang maglista ng mga tiyak na gawain, kaarawan, o iba pang mga kaayusan, hindi lamang mga kaganapan.

Bilang karagdagan, gamitin ang opsyong 'Ibahagi sa mga tukoy na tao' na nabanggit sa itaas upang maisama ang iba pang mga email sa listahan. Makakakuha ang mga gumagamit ng parehong mga paalala sa pamamagitan ng email para sa mga partikular na kaayusan.

Gumamit ng Add-On na Magdagdag ng Mga Paalala

Ang iba pang paraan upang magpadala ng mga paalala sa email sa pamamagitan ng Google Sheets ay ang paggamit ng isang tukoy na Add-on. Ang pamamaraang ito ay medyo madali at kinakailangan lamang nitong i-set up mo ang extension na awtomatikong gagawin ang lahat.

Upang mai-set up ang Add-on-do na sumusunod:

1. I-click ang tab na 'Mga Add-on' sa tuktok ng screen.
2. Piliin ang 'Kumuha ng mga add-on.'
3. I-type ang 'Magdagdag ng Mga Paalala' sa search bar.
   
4. I-click ang icon na 'Magdagdag ng Mga Paalala' at piliin ang 'I-install.' Payagan ang mga pahintulot kung na-prompt at hintaying mag-install ang app.
5. Pumunta muli sa tab na 'Mga Add-on' at i-hover ang iyong cursor sa menu na 'Magdagdag ng Mga Paalala'.
6. Piliin ang 'I-set up / i-edit ang mga paalala.'
   

Magbibigay ang extension ng mga haligi para sa Task, Assignee, CC (opsyonal) at Deadline. Sa ilalim ng 'Gawain' maaari kang magpasok ng isang maikling tagubilin, ang email ay napupunta sa ilalim ng 'Assignee', habang ang petsa ay napupunta sa ibaba 'Deadline.'

Kung nais mong magpadala ng mga karagdagang paalala para sa araw ng deadline, manu-manong ayusin ito sa menu sa kanan.

Bukod dito, kung kailangan mong magdagdag ng higit pang nilalaman sa iyong paalala, maaari mong i-click ang opsyong 'Isapersonal ang ipinadala ang mga email' at i-type ang labis na kaunting impormasyon.

Awtomatikong magpapadala ang extension ng mga email pagdating ng oras, at mababago mo ang mga paglalarawan ng gawain, tatanggap, at mga petsa on the go.

Maging Maingat sa Mga Add-On Paalala

Ang paggamit ng add-on na 'Magdagdag ng paalala' ay isang mas maginhawa at mas madaling paraan kaysa sa pamamaraang 'export / import', ngunit sa parehong oras ay nangangailangan ng higit na pansin.

paghuhulog ng isang pin sa google map

Dahil awtomatikong naipapadala ang mga paalala, may pagkakataon na magpapadala ka ng maling gawain sa maling tatanggap bago ka magkaroon ng pagkakataong ayusin ito. Ito ay maiiwasan at karaniwang hindi nakakasama, ngunit dapat mo pa ring bigyang-pansin kung sino ang tumatanggap ng ano.

Aling pamamaraan ang itinuturing mong mas mahusay? Bakit? Ibahagi ang iyong mga panonood sa seksyon ng mga komento sa ibaba.