Karamihan sa mga modernong negosyo ay umaasa sa mga email para sa komunikasyon. Ang pagkawala ng access sa mga email, o mas masahol na buong email account, ay maaaring maging napinsala. Ang pag-back up ng iyong mga email sa Outlook ay isa sa mga pinakamahusay na paraan upang makakuha ng kaunting kapayapaan sa pag-alam na ang mga email ay nakaimbak sa maraming mga lokasyon sa iyong aparato at hindi madaling mawala.
Sa artikulong ito, ipaliwanag namin kung paano i-backup ang mga email ng Outlook sa ilang iba't ibang paraan.
gmail kung paano baguhin ang default na account
Paano Mag-backup at Mag-export ng Lahat ng Mga Email sa Outlook
Ang isa sa pinakamabilis na paraan ng pag-back up ng lahat ng iyong mga email sa Outlook ay ang paggamit ng pinagsamang format na file na .pst. Eksklusibong ginagamit ng Microsoft Outlook at Microsoft Exchange ang mga PST file upang mag-imbak ng mga email, impormasyon sa pakikipag-ugnay at mga address, at mga kaganapan sa kalendaryo. Ang isang static na PST file ay maaaring magamit bilang isang backup para sa iyong kasalukuyang mga email sa Outlook at impormasyon sa pakikipag-ugnay, at maa-access ito ng Outlook kahit na offline.
Narito kung paano i-backup ang iyong mga email sa isang .pst file:
- Buksan ang iyong Outlook, pagkatapos ay pindutin ang File.
- Sa menu, piliin ang Buksan at I-export.
- Mag-click sa pindutang I-import / I-export.
- Babalik ang system sa iyong pangunahing screen ng Outlook at i-pop up ang I-import / I-export ang Wizard upang gabayan ka sa proseso ng pag-export.
- Sa Wizard, piliin ang I-export sa isang pagpipilian ng file mula sa listahan, pagkatapos ay i-click ang Susunod.
- Piliin ang File ng Data ng Outlook (.pst) kapag sinenyasan upang pumili ng isang uri ng file, pagkatapos ay i-click ang Susunod.
- Pagkatapos ay sasabihan ka upang piliin ang mga folder na mai-export. Maaari mong piliin ang iyong email account upang mai-export ang lahat ng mga folder na nauugnay dito, kabilang ang mga contact at data ng kalendaryo. Mag-click sa Susunod kapag masaya ka sa iyong napili.
- Piliin ang path ng address na nai-save ang backup file. Alalahanin ang landas upang ma-access mo ito sa ibang pagkakataon.
- Magandang ideya na baguhin ang pangalan ng file (ang huling bahagi ng landas). Bilang default, ito ay backup.pst.
- Kung nai-save mo ang backup na file sa default na landas, piliin kung nais mo ang mga duplicate na item.
- (Opsyonal) Maaari kang bumalik sa alinman sa mga nakaraang dayalogo, marahil upang baguhin ang pagpipilian ng folder, sa pamamagitan ng paggamit ng pindutang Bumalik.
- Pindutin ang Tapusin upang simulan ang proseso ng pag-export.
- Hihikayat ka ng Outlook na lumikha ng isang password. Maaari itong maging mahalaga para sa mga kadahilanang panseguridad, ngunit hindi mo kailangang maglagay ng isang password.
- Mahahanap mo ang nakuha na file sa lokasyon na iyong tinukoy para sa file path. Maaari mo na ngayong ilipat o kopyahin ang file sa ibang lugar.
Paano Mag-access sa Mga Na-export na Email ng Outlook
Kapag na-export mo na ang mga file, maaaring nagtataka ka kung paano i-access ang mga ito sa paglaon. Ginagawang madali ng Outlook upang buksan ang mga backup at ibalik ang iyong mga email sa nai-save na oras. Narito ang kailangan mong gawin:
- Hanapin ang backup file. Tandaan ang lokasyon at file path nito.
- Buksan ang Outlook.
- Pindutin ang File, pagkatapos ay mag-click sa Buksan at I-export.
- Sa menu sa kanan, piliin ang Buksan ang File ng Data ng Outlook.
- Bubuksan nito ang File Explorer. Pumunta sa backup file. Mag-click dito, pagkatapos ay piliin ang Buksan.
- Ibabalik ka ng system sa pangunahing screen ng Outlook.
- Sa menu ng nabigasyon sa kaliwa, mag-scroll pababa hanggang makita mo ang Data ng Outlook. Naglalaman ang kategoryang ito ng mga item na nakuha mula sa backup na file.
- Pinapanatili ng kategorya ang orihinal na mga system ng pag-format at folder.
- Maaari mong i-drag-and-drop ang mga email upang ilipat ang mga ito sa iba pang mga file.
Ngayon ay mayroon kang access sa iyong mga naka-back up na email.
Paano Mabilis na Makatipid ng Isang Email sa Outlook
Minsan, hindi mo nais ang abala sa pag-save ng lahat ng mga email at muling pagbubukas ng Outlook kapag kailangan mo lamang ng isa o ilang partikular na mga email. Sa kasamaang palad, may ilang mga mabilis na solusyon upang i-save ang isang solong email mula sa Outlook.
Paraan 1 - Direktang I-save sa isang Folder
- Buksan ang Outlook.
- Buksan ang File Explorer at mag-navigate sa kung saan mo nais i-save ang email. Maaaring kailanganin mong ilagay ang parehong Outlook at File Explorer sa windowed mode at ilipat ang mga ito sa paligid para sa mas madaling pag-access.
- I-drag ang email na nais mong i-save mula sa Outlook sa folder.
- Awtomatikong iimbak ng Outlook ang email sa isang format ng Item sa Outlook.
- I-double click ang nai-save na email upang buksan ito sa Outlook.
Paraan 2 - I-save bilang TXT o HTML
- Buksan ang email na nais mong i-save sa Outlook.
- Piliin ang File, pagkatapos ay piliin ang I-save Bilang.
- Mag-pop up ang File Explorer. Piliin ang landas kung saan mo nais iimbak ang email. Sa ilalim ng File Explorer, mag-click sa arrow sa tabi ng I-save bilang uri. Piliin ang alinman sa Teksto lamang upang mai-save sa isang format na .txt o HTML upang mai-save ang email bilang isang .html file.
- Sa sandaling nai-save, ma-access ang email sa iyong text editor (tulad ng Notepad) kung nasa .txt, o ang iyong browser kung nai-save bilang .html.
Ang pag-save sa email sa ganitong paraan ay hindi nag-iingat ng anumang mga kalakip, kaya tiyaking i-download ang mga ito, palitan ang pangalan ng mga ito kung kinakailangan, at i-save ang mga ito sa tabi ng email para sa ibang pagkakataon na ma-access.
Paraan 3 - Gumamit ng Screen Capture upang Makatipid ng isang Imahe
Maaari mo ring gamitin ang screen capture software upang mai-save ang mga nilalaman ng email bilang isang imahe. Maaaring maging kapaki-pakinabang ang pamamaraang ito upang tukuyin ang mga nilalaman ng email sa iba pang mga form ng komunikasyon, dahil ang mga imahe ay madaling nai-pin sa mga email at iba pang mga mensahe.
Kung gumagamit ka ng Windows, ang mga mas bagong bersyon ay mayroong paunang naka-install na software ng pagkuha ng screen, na pinangalanang Snipping Tool (sa mga mas matatandang aparato) at Snip & Sketch. Bilang kahalili, maaari mong gamitin ang pindutang Print Screen sa iyong keyboard, pagkatapos ay i-paste ang imahe sa Paint.
Para sa mga aparatong Mac, magkatulad ang proseso. Gamitin ang pintasan ng Ctrl + Command + 4 upang buksan ang tampok na integrated capture ng screen, pagkatapos ay i-drag ang crosshair ng pagpipilian upang masakop ang isang lugar sa email upang mai-save ito.
Para sa Linux, maaari kang makahanap ng isang assortment ng screen capture software magagamit para sa pag-download, na maaaring magamit upang mai-save ang email bilang isang imahe. Bilang kahalili, ang mga modelo na nakabatay sa GNOME ay may isang pinagsamang Screenshot utility sa menu ng Mga Aplikasyon> Mga accessory. Ang ilang mga bersyon ng Linux OS ay tutugon sa pindutang Print Screen sa iyong keyboard, katulad sa mga system ng Windows.
Paano Ko Mae-export ang Lahat ng Mga Email Address sa Outlook?
Kung nais mong i-export ang iyong listahan ng mga contact (na naglalaman ng mga email address ng iyong mga contact pati na rin ang iba pang impormasyon), maaari kang gumamit ng mga hakbang na katulad sa kung paano mo i-export ang mga email. Gayunpaman, ang impormasyon sa pakikipag-ugnay ay maaaring maimbak sa ibang format ng file na mas madaling gamitin at mabubuksan sa Excel para sa mabilis na pagmamanipula at pag-edit. Narito ang kailangan mong gawin:
- Buksan ang Outlook.
- Piliin ang File> Buksan at I-export> I-import / I-export.
- Sa Pag-import / I-export ang Wizard, piliin ang I-save bilang isang file.
- Piliin ang Mga halagang pinaghiwalay ng Comma (.csv) kapag sinenyasan upang pumili ng isang uri ng file.
- Sa menu ng pagpili ng folder, piliin ang folder ng Mga contact sa ilalim ng iyong account.
- Kumpirmahin ang path ng file, o baguhin ito kung kinakailangan. Pangalanan ang file ayon sa ninanais.
- Pindutin ang Tapusin upang simulan ang proseso ng pag-export.
- Magsasara ang dayalogo sa Pag-import / I-export kapag nakumpleto ang proseso.
Ang nai-export na .csv file ay maaaring buksan sa Excel. Ipapakita nito ang isang malaking mesa na may impormasyon sa pakikipag-ugnay. Marahil ay magkakaroon ka ng maraming walang laman na mga cell, at ito ay ganap na normal. Maaari mong gamitin ang Excel upang mai-edit ang data, kahit na ang paglalagay ng karagdagang nilalaman ay maaaring gawin itong hindi mabasa para sa Outlook kung kakailanganin mong i-import ang file sa ibang pagkakataon.
ilang tao ang maaaring gumamit ng disney plus nang sabay-sabay
Maaari mong gamitin ang file na ito sa isa pang aparato o serbisyo sa email upang mag-import ng impormasyon sa pakikipag-ugnay.
Paano Ako Makakatipid ng Maramihang Mga Email sa Outlook sa Aking Computer?
Kung nais mong i-save ang higit sa isang email nang paisa-isa, ngunit hindi kailangan ang iyong buong silid-aklatan sa email, mayroong isang paraan upang pumili ng ilang mga email upang mai-save nang sabay-sabay. Narito ang kailangan mong gawin:
- Buksan ang Outlook.
- Piliin ang mga email na nais mong i-save. Hawakan ang Ctrl at mag-click sa mga mail upang mapili ang mga ito nang paisa-isa, o pindutin nang matagal ang Shift upang pumili ng isang pangkat ng mga email sa pagitan ng una at pangalawang pag-click.
- Pumunta sa File> I-save Bilang.
- Sa dialog box, pumunta sa folder na nais mong i-save ang mga email, pangalanan ang file ayon sa gusto mo, at piliin ang Text Only bilang format upang mai-save.
- Ise-save ng Outlook ang lahat ng mga email na napili sa isang solong .txt file. Maaari mong gamitin ang iyong text editor upang ma-access ang mga ito.
Kung nais mong i-save ang mga ito sa magkakahiwalay na .txt file, kakailanganin mong i-save nang hiwalay ang bawat email. Karagdagang mga plugin ng Outlook ang magagamit na online ay maaaring pahabain ang tampok na ito upang makatipid ng mga email sa magkakahiwalay na .txt o kahaliling mga format ng file.
Isang Bagong Pagtingin sa Outlook
Sa pinagsamang tampok na pag-export ng Outlook, maaari kang mag-backup at ibalik ang mga email sakaling mawalan ka ng access sa iyong email account, dahil sa isang nawalang password o na-hack. Sa laganap na komunikasyon sa online, paglalaan ng ilang minuto ng iyong oras sa pag-backup ng mga email na regular na makakapag-save sa iyo ng sakit ng ulo ng pag-aagawan sa mga nawalang mga file.
Gaano kadalas mo nai-export ang mga email ng Outlook? Ipaalam sa amin sa seksyon ng mga komento sa ibaba.
